Hoe Quasydoc tijd bespaart en betrouwbaarheid verhoogt in specificatiebeheer

Specificatiebeheer is voor veel bedrijven in de voedingsmiddelenindustrie een arbeidsintensieve activiteit. Er is ontzettend veel data in omloop, zoals grondstofspecificaties, verpakkingsinformatie en recepturen. Deze data moet volledig en actueel zijn om uiteindelijk een juiste eindproductspecificatie en etiket te krijgen.

Dat het hierbij nog vaak mis gaat, zien we aan de vele recalls als gevolg van onjuiste etikettering. “Veel bedrijven werken nog altijd met losse documenten en spreadsheets en koppelen de data uit deze documenten handmatig aan elkaar. Naast dat dit arbeidsintensief is, is het ook nog eens erg foutgevoelig met mogelijke recalls tot gevolg”, vertelt IT-specialist bij Précon Consulting Group Rien van Alphen.

“Naast dat dit arbeidsintensief is, is het ook nog eens erg foutgevoelig met mogelijke recalls tot gevolg.”

Specificatiebeheer is dus een belangrijk proces, waarbij fouten verstrekkende gevolgen kunnen hebben. Het digitaliseren van het proces van specificatiebeheer maakt het werk minder arbeidsintensief, betrouwbaarder en minder foutgevoelig. “Bij Précon werken we samen met softwareontwikkelaar Quasydoc. Dit is een compleet kwaliteitsmanagementsysteem dat onder andere specificatiebeheer op een krachtige manier ondersteunt”, vertelt Van Alphen.

Om de module specificatiebeheer optimaal te benutten biedt de applicatie de volgende voordelen:

De mogelijkheid om grondstofspecificaties door leveranciers in te laten vullen en te onderhouden.
Een relatie tussen de data uit de grondstofspecificatie en de productspecificaties van de producten waarin de grondstof wordt verwerkt. Deze relatie zorgt ervoor dat bijvoorbeeld de voedingswaarde, de aanwezige allergenen en de ingrediënten op basis van de receptuur automatisch worden berekend.
Overzichtelijk welke allergenen en mogelijk kruisbesmettingen in alle producten aanwezig zijn.
De mogelijkheid om de Nutri-Score te bepalen aan de hand van berekende voedingswaarden.
Specificaties kunnen gekoppeld worden zodat bijvoorbeeld specificaties van hetzelfde product in verschillende talen en/of verschillende verpakkingshoeveelheden maar in één specificatie onderhouden worden.
Een koppeling met GS1 en PSinFoodservice, zodat deze portals automatisch gevuld worden vanuit Quasydoc.

Hoe werkt specificatiebeheer in Quasydoc?

De basis van de Quasydoc module voor specificatiebeheer is een portal, waar zowel de producent als zijn leveranciers in kunnen. De producent ontwerpt een lege specificatie en laat de leveranciers voor elke grondstof de specificatie invullen. Na goedkeuring kunnen de gegevens worden overgenomen in de Quasydoc database van de producent.

Vervolgens bouwt de producent in Quasydoc zijn productstructuur met de goedgekeurde grondstoffen als bouwsteen. De ingrediënten, de voedingswaarden en de allergenen van het eindproduct worden dan automatisch berekend.

*Input voor de eindproductspecificatie.*

De uitkomsten worden gebruikt voor het maken van een eindproductspecificatie, maar kunnen ook gekoppeld worden aan GS1 en PSinFoodservice. Deze koppeling zorgt ervoor dat beide portals automatisch worden gevuld.

“Het koppelen van gegevens in Quasydoc en externe portals is de sleutel voor efficiënter werken.”

“Deze manier van werken zorgt ervoor dat alle data maar één keer geregistreerd hoeven te worden waardoor het minder tijd kost en minder foutgevoelig is”, legt Van Alphen uit. “Het koppelen van gegevens in Quasydoc en externe portals is de sleutel voor efficiënter werken. Bovendien heeft Quasydoc nog meerdere handige mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld een automatisch bericht als een specificatie verloopt, een optie om specificaties in meerdere talen aan elkaar te koppelen, of een zoekfunctie op ingrediënt. Alles is erop gericht om het leven op de afdeling specificatiebeheer eenvoudiger te maken.”