Americol ontwikkelt, produceert en distribueert producten voor huidverzorging en handhygiëne, reinigingsproducten, handzepen, desinfectiemiddelen en onderhoudsproducten voor zowel industrieel als huishoudelijk gebruik. Het volledige productieproces wordt door Americol verzorgd en het bedrijf biedt een breed receptuurassortiment in diverse verpakkingslijnen, er zijn ruim 4.500 product-/ verpakkingscombinaties. Americol is ISO 9001:2015 en ISO 22716:2007 (c-GMP) gecertificeerd. Met het vertrek van de KAM-coördinator en nieuwe vereisten uit ISO 9001 besloot Americol de hulp van Précon in te schakelen.
Aanpak
Allereerst heeft een senior consultant van Précon een nulmeting uitgevoerd. Tijdens deze nulmeting is getoetst in hoeverre Americol voldeed aan beide ISO normen. Tevens is gekeken naar de systematiek achter het kwaliteitsmanagementsysteem. Net als zoveel bedrijven doen, werden bij Americol de actielijsten bijgehouden in verschillende MS Excel bestanden. Americol ervaarde dit als een arbeidsintensief en statisch proces. Op het netwerk in de verschillende mappen was het kwaliteitshandboek opgeslagen. René Doornink, Technical Director, vertelde dat het veel tijd kostte om de goedkeuringsprocedure en versiebeheer van de documenten goed te borgen. Het opzoeken van documenten was niet gebruiksvriendelijk, je moest wel kennis hebben van de mappenstructuur alvorens je de documenten kon vinden. Op basis van deze bevindingen zijn aanbevelingen ter verbetering gedaan, waarbij ook de toegevoegde waarde van Quasydoc, QA online software aan bod kwam. Op basis hiervan is Americol gestart met het automatiseren van documentbeheer, inspectierondes en corrigerende & preventieve acties via Quasydoc.
Uitvoering
Uit de nulmeting kwamen een aantal aandachtsgebieden naar voren waar de focus op is gelegd. Zo heeft Précon voor Americol het kwaliteitsmanagementsysteem herzien en het aantal documenten teruggebracht tot het noodzakelijke, zodat een slank kwaliteitshandboek is ontstaan. Het kwaliteitshandboek is direct gedigitaliseerd in Quasydoc, zodat het goedkeuringsproces, versiebeheer en het distribueren van de werkwijzen en formulieren hieromtrent geautomatiseerd verlopen. Hiervan ervaart Americol veel gemak: er is overzicht en structuur omdat de documenten direct gekoppeld zijn aan de ISO-normen. Tevens zijn de documenten voor iedereen inzichtelijk, ook voor de medewerkers op de werkvloer.
Ook zijn diverse inspectierondes opgezet of uitgebreid, bijvoorbeeld op het gebied van hygiëne en glas & hard plastic. De formulieren zijn direct digitaal aangemaakt in Quasydoc evenals de planning van de te lopen inspectierondes. De medewerker die de ronde loopt is gelijk meegenomen in de planning. Medewerkers krijgen een seintje wanneer de ronde gelopen moet worden. Doordat inspectierondes via een mobiele telefoon worden uitgevoerd, wordt direct een rapportage, inclusief de gemaakte foto’s, gegenereerd en benodigde acties die hieruit voortkomen uitgezet. Martin van den Booren, Plant Manager, geeft aan dat dit Americol een enorme tijdsbesparing heeft opgeleverd en het geeft meer betrokkenheid van medewerkers bij het kwaliteitsmanagementsysteem. Verder vertelt Martin dat je ook altijd ‘in control’ bent. Dat heeft hij onlangs ook ervaren toen hij terug kwam van vakantie: “ik zag in één oogopslag op mijn dashboard welke acties er voor mij waren aangemaakt”.
Gezamenlijk is de module periodieke acties gevuld. De betrokken collega bij Americol krijgt een mailtje wanneer bijvoorbeeld de recalltest, leveranciersbeoordeling of kalibratie moet worden uitgevoerd. Op deze manier blijven bij Americol de uit te voeren acties in beeld, worden collega’s automatisch geïnformeerd en kan tijdig tot actie over gegaan worden. De toegevoegde waarde van Quasydoc is hiermee bewezen. “Door met Quasydoc te werken is ons kwaliteitssysteem dynamisch geworden, op het juiste moment wordt de betrokken medewerker geïnformeerd” vertelt Martin. Resultaten worden op één plek geregistreerd, op deze manier kan compliance eenvoudig aangetoond worden. Zeker tijdens audits levert dit Americol een enorme tijdswinst op.
Vervolg van de samenwerking
Précon ondersteunt Americol momenteel maandelijks om het kwaliteitssysteem up to date te houden en de interne audits uit te voeren. Nu Americol de toegevoegde waarde van Quasydoc heeft ervaren van de geïmplementeerde modules inspectierondes, documentbeheer, periodieke acties, corrigerende & preventieve acties en klantklachten wil men Quasydoc ook inzetten voor de modules leveranciersklachten, non-conformiteiten en human resources.
